Organizando el Teletrabajo

27 Marzo 2020

En medio de una inesperada crisis sanitaria que afecta al mundo, el teletrabajo se ha transformado en la herramienta que permite mantener la continuidad de servicios y operaciones.

Dada la utilidad de este sistema, pero también el desconocimiento que existe respecto de cómo optimizar su eficiencia, queremos entregarte algunas recomendaciones útiles para organizar el trabajo con tu equipo.

Planifica

En el trabajo remoto no hay espacio para la improvisación. Para que funcione es importante contar con un plan de trabajo de lo qué deben hacer tanto tú como tu equipo, sin olvidar que estamos en un contexto de crisis y que las personas se encuentran emocionalmente comprometidas.

Si bien existen diversas herramientas que facilitan la conexión a distancia, concéntrate solo en una. No uses WhatsApp ya que no permite organizar tareas ni hacer seguimiento, lo que puede generar ansiedad entre los miembros de tu equipo.

Un equipo remoto necesita trabajar compartiendo objetivos y alineando las expectativas de lo que se espera de cada uno. Establecer estos acuerdos y revisar el progreso de lo que se está haciendo es lo que al final importa.

Cuando hagas videoconferencia ten claras las tareas que requieres de tu equipo. Estructura el diálogo en dos aspectos: velocidad y toma de decisiones. Puedes crear esta estructura por proyectos o áreas y así tener equipos más pequeños, con más agilidad, flexibilidad y autonomía.

Cuida el sentido de urgencia. Si no estableces un orden de prioridades puedes generar estrés y frustración.

Oficina Virtual

Es el espacio donde las personas se saludan, intercambian información y discuten proyectos. Después de elegir las herramientas de comunicación, cada equipo debe pensar en cómo se definirán los canales para los proyectos o los espacios de discusión, de modo que cada persona responsable de una tarea sepa dónde discutir sobre un tema determinado.

Estas preguntas te ayudarán a prepararte para que las reuniones en línea sean más significativas y productivas:

¿Qué asunto se tratará?
¿Hay alguna información que se pueda enviar por adelantado?
¿Los participantes deben realizar alguna actividad antes de la videoconferencia?
¿Enviaste el recordatorio con el día y la hora en el calendario compartido?
¿Enviaste la invitación a todos?
¿El enlace de videoconferencia está en la invitación?

• Videoconferencia
  Te permite mantener la comunicación en tiempo real. Pueden ser de utilidad herramientas como Zoom, Webex, Skype entre otras.
  De ser posible, informa todo lo que sea necesario antes de que las demás personas comiencen a trabajar. Sé objetivo sobre los plazos y requisitos previos de los que dependen otras tareas para que se lleven a cabo.


• Definir una herramienta para la gestión de tareas
  Para monitorear el progreso de los proyectos, es importante tener un espacio para organizar las tareas. En éste, cualquiera tiene una visión del estado de las tareas, los responsables y los plazos de tiempo. Sistemas como Microsoft Team o Trello pueden ayudarte con este objetivo.


• Establece una herramienta para almacenar archivos y documentos en la nube
  El contenido y los materiales deben estar disponibles en la nube de manera organizada y segura. Algunas opciones son Google Drive, Dropbox, iCloud, Office 365.


• Comunicación con sentido
  Antes de comenzar a hablar sobre el trabajo, realiza una actividad de “check-in” o introducción. Los contextos complejos son un momento importante para humanizar el contacto del equipo, dando la oportunidad a cada uno de hablar sobre cómo se sienten.
  Vuelve siempre a leer lo que has escrito antes de enviar para asegurarte de que el mensaje es claro y transmite el tono deseado. Si te preocupa cómo se interpretará tu tono, busca recursos adicionales como imágenes, videos, gifs y emojis.

Si quieres más información las puedes encontrar en el sitio https://www.officeless.cc/remotos/es