Teletrabajo
ACUERDO Nº 2520
Abril 2020
VISTOS Y CONSIDERANDO:
- Lo expuesto por la Secretaria General.
- El decreto supremo N° 4 de 2020, del Ministerio de Salud, que declaró alerta sanitaria para enfrentar la amenaza a la salud pública producida por la propagación a nivel mundial del Coronavirus 2019.
- El acuerdo del Consejo Académico N° 2513 adoptado en sesión ordinaria N° 811 de fecha 03 de abril de 2020.
SE ACUERDA:
- Aprobar el Reglamento de Teletrabajo en la Universidad Talca, cuyo texto se acompaña en documento adjunto, el que forma parte integrante del presente acuerdo y acta, para todos los efectos.
- Facúltase al Sr. Rector para formalizar este acuerdo sin necesidad de esperar la aprobación del acta que lo contiene.
REGLAMENTO DE TELETRABAJO EN LA UNIVERSIDAD DE TALCA
Artículo 1.- Objetivo:
El presente reglamento establece las disposiciones que regulan la implementación de la modalidad de teletrabajo para funcionarios académicos y no académicos y prestadores de servicio a honorarios de la Universidad de Talca.
La modalidad definida como teletrabajo tendrá un carácter excepcional y podrá ser implementada en aquellas situaciones extraordinarias que así lo ameriten, previa calificación del Rector y aprobación del Consejo Académico y sólo mientras se mantenga la excepcionalidad que lo justifique.
Para efectos de este reglamento, el teletrabajo será definido como una forma flexible de organizar y ejecutar las actividades académicas, no académicas, docentes y no docentes, mediante la cual, los funcionarios y personal a honorarios presta su función -total o parcialmente- a través de sistemas de tecnologías de información y comunicación, desde su domicilio u otro lugar distinto de las instalaciones habituales en la Universidad.
El teletrabajo previamente definido, no altera los derechos, deberes, obligaciones, responsabilidades y condiciones de nombramiento de los funcionarios y contrato del personal a honorarios.
Artículo 2.- Género:
Para efectos de este reglamento, cuando se hace alusión al cargo o función de una persona, debe entenderse que se hace sin distinción o discriminación de género.
Artículo 3.- Definiciones:
- Actividades teletrabajables: Conjunto de labores que pueden ser realizadas a distancia, mediante el uso de las tecnologías de la información, desde el domicilio o centro de trabajo destinado para tal efecto, que no requieren la presencia física de funcionarios y personal a honorarios, en las instalaciones habituales de la Universidad.
- Formulario de solicitud de teletrabajo: Documento que contiene los requisitos que debe cumplir cada funcionario o personal a honorarios solicitante de teletrabajo, el que incluye autorización de la jefatura directa, detalle de actividades teletrabajables, plazo de duración del teletrabajo, indicación de ejercicio parcial o total de actividades, entre otros. Corresponderá a la Dirección de Gestión de Personas elaborar y comunicar a las unidades de la Universidad el citado formulario.
- Funcionario Académico: Es aquel regido por las disposiciones contenidas en la Ordenanza General del Académico y en subsidio por las contenidas en el Estatuto Administrativo.
- Funcionario No Académico: Es aquel regido por las disposiciones legales contenidas en el Estatuto Administrativo.
- Personal a honorarios: Prestadores de servicios a honorarios, regido por las disposiciones contenidas en el contrato civil respectivo.
- Acuerdo de teletrabajo: Es el documento por medio del cual el Jefe directo y el funcionario o prestador de servicios a honorarios acogido a la modalidad de teletrabajo, acuerdan las condiciones en que se desarrollará el programa de trabajo remoto.
- Lugar o centro de teletrabajo: Espacio físico fuera de las instalaciones de la Universidad, que se encuentra acondicionado para facilitar el acceso y uso efectivo de las tecnologías de información y comunicación, que ha sido previamente autorizado por esta para el desarrollo del Teletrabajo.
- Jefatura Directa: Superior inmediato del funcionario o prestador a honorarios, que visará la solicitud de teletrabajo, previo a la autorización del respectivo Jefe de Unidad.
- Jefe de Unidad: Jefe superior de la unidad académica o no académica, que en virtud de delegación expresa del Rector, autorizará el ejercicio de la función mediante trabajo a distancia o teletrabajo.
- Teletrabajador: Funcionario académico, no académico o prestador a honorarios , docente y no docente autorizado por el Jefe Directo para desempeñar sus funciones a través de trabajo remoto.
Artículo 4.- Unidades o funciones que pueden acogerse a esta modalidad:
Podrán optar a esta modalidad excepcional de cumplimiento de la función, todos aquellos funcionarios académicos, no académicos y prestadores a honorarios cuya labor pueda ser efectuada de forma remota, siempre y cuando ello no perjudique o perturbe el desempeño normal del funcionario o prestador a honorarios, de los demás involucrados en el desarrollo del proceso administrativo, ni de la Universidad.
Artículo 5.- Jornada de trabajo:
Los funcionarios y prestadores a honorarios que sean autorizados para desempeñar su función mediante trabajo remoto deberán cumplir la misma jornada que sus nombramientos y contratos establecen, debiendo registrar, en aquellos casos que resulte procedente conforme con la reglamentación vigente, diariamente el ingreso, horario de almuerzo y salida, en la plataforma de control de asistencia destinada al efecto.
Los funcionarios y colaboradores podrán optar entre desarrollar esta modalidad de trabajo, en forma total o parcial.
La modalidad de teletrabajo se deberá desarrollar únicamente durante la jornada ordinaria, es decir, no es compatible con el pago de trabajos extraordinarios.
La modalidad de trabajo a distancia o teletrabajo podrá abarcar todo o parte de la jornada, combinando tiempos de trabajo de forma presencial en dependencias habituales de la Universidad, con tiempos de trabajo fuera de ella. Lo anterior deberá ser aprobado por la jefatura directa al visar la solicitud del funcionario o prestador a honorarios.
Artículo 6.- Formulario de solicitud:
A través de la plataforma de Intranet, la Universidad pondrá a disposición de los funcionarios y prestadores a honorarios un formulario descargable de solicitud de teletrabajo, en el cual se consignarán las labores que desempeña habitualmente, si la modalidad será ejercida total o parcialmente y la declaración de que cuenta con los medios tecnológicos necesarios para el adecuado ejercicio de su función. Este formulario una vez visado por la Jefatura Directa a través de la misma plataforma, debe ser presentado ante el Jefe de la Unidad respectiva y si cuenta con su aprobación, será remitido a la Dirección de Gestión de Personas para su tramitación y posterior suscripción del acuerdo de teletrabajo.
Artículo 7.- Contenido del acuerdo de teletrabajo:
El acuerdo de teletrabajo contendrá entre otros aspectos, el detalle de las funciones encomendadas al funcionario o prestador a honorarios, tipo de jornada total o parcial, obligaciones y el plazo de cumplimiento, además de los mecanismos de control del teletrabajador.
La Universidad podrá dejar sin efecto este acuerdo de forma unilateral, anticipada, si las necesidades del servicio así lo requieren. De dicha decisión deberá notificarse al funcionario o prestador a honorarios indicando el plazo en el cual deberá volver a desempeñar sus funciones en la Universidad de manera presencial.
Artículo 8.- Mecanismos de asignación de tareas:
Las tareas diarias serán asignadas mediante las casillas de correo electrónico institucional, o plataformas colaborativas, tales como MS Teams, y presentados sus resultados ante el Jefe Directo por el mismo medio, salvo que la naturaleza de la documentación requiera efectuar la entrega de manera presencial.
Para el correcto flujo de la información los teletrabajadores deberán acusar recibo del o los correos recibidos y responder oportunamente los requerimientos efectuados.
Artículo 9.- Requisitos para optar a la modalidad de teletrabajo:
- Ser funcionario académico o no académico con nombramiento vigente en calidad de planta o contrata, Directivo de exclusiva confianza o prestador de servicio a honorarios docentes o no docentes.
- Desarrollar en virtud de su función, tareas catalogadas como teletrabajables.
- Contar en su domicilio o lugar destinado al efecto, con los requerimientos técnicos necesarios para desarrollar el trabajo a distancia.
El Rector mediante resolución fundada, podrá excepcionar el cumplimento de estos dos últimos requisitos, y autorizar a todos los funcionarios y prestadores a honorarios, a realizar trabajo a distancia o de manera remota, cuando se produzcan circunstancias debidamente calificadas o situaciones de caso fortuito y/o fuerza mayor
Artículo 10.- Obligaciones del Teletrabajador:
Serán obligaciones del teletrabajador las siguientes:
- Cumplir en forma remota, con las funciones que le han sido encomendadas en virtud de su cargo y especialmente las contempladas en el acuerdo de tele trabajo.
- Permitir, en caso de resultar necesario, el acceso al lugar o centro de teletrabajo a los funcionarios de la Universidad, encargados de verificar las condiciones técnicas requeridas para el ejercicio del teletrabajo, previa notificación y coordinación con el encargado de la Dirección de Tecnologías de la Información.
- Estar disponible y localizable, durante la jornada de trabajo, mediante los medios tecnológicos definidos por la Institución, sea correo electrónico, vía telefónica, o cualquier otro definido por la Universidad.
- Cumplir con la jornada de trabajo establecida, registrando diariamente su asistencia y presentarse en las dependencias de la Universidad cuando así sea requerido por su superior u otro funcionario de la Universidad, en los casos que así corresponda.
- Disponer de la conexión de internet que sea necesaria para el funcionamiento de los equipos que serán proporcionados mediante un acta de entrega por la Universidad para la ejecución del trabajo remoto.
En el caso que sea necesario retirar equipos computacionales estacionarios o de otra naturaleza para ser utilizados fuera de la Universidad, el funcionario, previa autorización de su jefatura directa debe llenar el formulario, que debe ser solicitado a mesadeayuda@utalca.cl. Los equipos deberán ser devueltos cuando así lo disponga la Jefatura Directa.
Sin perjuicio de las obligaciones previamente detalladas, atendidas las características de esta modalidad de trabajo remoto, el trabajador deberá asumir los gastos de teléfono, electricidad, internet, agua, transporte, alimentación y cualquier otro recurso necesario para el desarrollo de las labores de teletrabajo.
Artículo 11.- Derechos del teletrabajador:
El teletrabajador conservará todos los derechos, que le asisten en su calidad de funcionario público amparado por el Estatuto Administrativo, incluidos los que dicen relación con materias relativas a accidentes del trabajo y enfermedades profesionales. Así mismo, los prestadores de servicios a honorarios, conservarán los derechos contemplados en el contrato de prestación de servicios suscrito con la Universidad.
Artículo 12.- Seguridad del Trabajador:
Los funcionarios que desempeñen sus labores fuera de las dependencias de la Corporación en virtud de un acuerdo de teletrabajo, tienen cobertura del seguro de la ley N° 16.744, la que incluye accidentes que se produzcan a causa o con ocasión del trabajo, además de las enfermedades profesionales y los accidentes de trayecto, que para estos efectos se entenderán como aquel siniestro que el funcionario sufra en el trayecto directo entre su habitación y el lugar distinto de su habitación en el que realice sus labores.
Artículo 13.- Herramientas de Teletrabajo:
Con el objeto de potenciar el desempeño de los funcionarios y prestadores a honorarios que realicen servicios a través de trabajo remoto, la Universidad pondrá a su disposición las siguientes herramientas:
a) Herramientas para reuniones virtuales:
• Zoom y Webex: Constituyen herramientas de video conferencia de alto nivel de confiabilidad. Para hacer uso de ellas debe solicitar la reunión virtual indicando fecha y hora con al menos 12 horas de anticipación, al correo reunionenlinea@utalca.cl
• MS Teams: Herramienta de trabajo colaborativa basada en mensajería instantánea. Para hacer uso de ella debe, primero descargar la aplicación respectiva a través de nube.utalca.cl usando su cuenta de correo institucional y clave. En caso de dificultad puede comunicarse con mesadeayuda@utalca.cl. Esta herramienta tiene entrega la posibilidad de realizar videoconferencias vía Skype empresarial.
b) Herramienta de almacenamiento virtual Microsoft Onedrive. El teletrabajador puede almacenar archivos (hasta 1TB), pudiendo acceder desde cualquier equipo o a través del servicio web. Puede compartir la información almacenada y editar en forma simultánea, manteniendo versiones actualizadas de su trabajo. Para configurar el servicio Onedrive debe hacerlo a través de nube.utalca.cl, accediendo con la cuenta de correo institucional y clave. En caso de requerir asistencia puede comunicarse con mesadeayuda@utalca.cl
Artículo 14.- Obligaciones de la Jefatura Directa:
- Visar la solicitud para realizar teletrabajo de los funcionarios y prestadores a honorarios a su cargo, previa verificación que el requirente cumple con lo dispuesto en el formulario de solicitud de teletrabajo disponible en la plataforma Intranet. En caso de rechazo de la solicitud, éste deberá ser debidamente justificado.
- Supervisar el desempeño del teletrabajador. Para ello, reportará en forma habitual observaciones, reparos y sugerencias, preferentemente a través de la casilla de correo electrónico institucional, sin perjuicio de que pueda usar otros medios tecnológicos antes descritos en el presente reglamento.
Artículo 15.- Obligaciones del Jefe de la Unidad:
Autorizar la solicitud visada de teletrabajo, presentada por el funcionario prestador a honorarios respectivo, para el desempeño de labores remotas. En caso de rechazo de la solicitud, éste deberá ser debidamente justificado.
- Cada Directivo, Decano/a, Director/a de Instituto y/o jefe de unidad, deberá monitorear la adecuada implementación de la modalidad de teletrabajo en sus respectivas unidades.
- Comunicar a la Dirección de Gestión de Personas con anterioridad al inicio del teletrabajo, el listado de funcionarios y prestadores a honorarios que desempeñarán sus funciones a través de trabajo remoto.
- Documentar e informar detalladamente a la Dirección de Gestión de Personas, de la finalización del teletrabajo y de las causas que la originaron, especialmente cuando dicho término se funde en el incumplimiento, por parte del teletrabajador, de las tareas a realizar y que puedan afectar el correcto funcionamiento de la Universidad.
Artículo 16.- Soporte:
La Universidad suministrará el hardware y software requeridos para la ejecución del teletrabajo, sujeto a las disposiciones internas para su uso y custodia; tal y como se otorga para el trabajo en las instalaciones de la Corporación. Estos programas incluirán un sistema de protección de datos y de soporte remoto que permita a la Dirección de de Tecnologías de la Información, subsanar de forma oportuna las deficiencias técnicas que pudiesen presentarse durante la jornada de trabajo.
Artículo 17.- Resguardo de información:
Cada funcionario será responsable del resguardo de la confidencialidad y seguridad de la información a que tenga acceso que en virtud de su cargo, de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 119 y siguientes del Estatuto Administrativo.
Artículo Transitorio.
- Este reglamento entrará en vigencia a partir de su total tramitación administrativa, y sus disposiciones sólo serán aplicables mientras subsistan las condiciones de emergencia sanitaria que afectan al país y que han causado su dictación.
- Una vez superada la emergencia antedicha y armonizando las necesidades del servicio con un apego irrestricto de las recomendaciones que entregue la autoridad sanitaria, la Universidad, retomará la modalidad presencial de funcionamiento, decisión que será oportunamente notificada a todos los funcionarios y prestadores de servicios.
- Respecto de los funcionarios y prestadores de servicios que en razón de la naturaleza de sus funciones no puedan acogerse a la posibilidad de desarrollar trabajo remoto y deban indefectiblemente concurrir durante jornadas totales o parciales, a las dependencias de la Universidad, les serán provistos elementos de seguridad personal destinados a prevenir y/o disminuir un eventual contagio de COVID-19.
Mientras permanezcan en las instalaciones de la Universidad, los funcionarios y personal a honorarios de que se trata, deberán dar cumplimiento a las medidas de prevención de contagio por concepto de COVID-19, que el Equipo de Coordinación Institucional COVID- 19, a través de un instructivo, pondrá a disposición de los mismos mediante la plataforma Intranet.
